校属各单位：  
    《河南理工大学采购管理办法（修订）》（校国资〔2019〕11号）规定，使用教育经费采购河南省年度政府集中采购目录之外且单次或批量采购金额在10万元以下的货物、工程和服务的行为属于学校分散采购，由采购申请单位组织实施。为进一步规范校属各单位的分散采购行为，学校于11月19日至12月10日组织开展了分散采购专项检查工作，现将检查情况通报如下：
    一、基本情况
    11月19日,学校下发《关于开展分散采购专项检查工作的通知》，明确检查内容、检查方式和工作要求。
    检查内容：分散采购是否按照学校相关规定和本单位分散采购工作实施细则组织实施；分散采购过程规范性情况（供应商报价单与评审会议记录或网络询价记录、函件询价记录、电话询价记录、市场现场询价记录等，采购工作资料立卷归档等）；分散采购是否存在化整为零情况。
    单位自查：各采购申请单位于11月19日至11月30日对本单位2020年度分散采购活动进行全面自查，并填报了《河南理工大学分散采购项目汇总表》，共收到41家单位上报分散采购项目297项。
    学校检查：12月9日至12月10日，国资处会同校纪委（专员办）、财务处和审计处对分散采购项目较多的采购申请单位进行现场检查。
    二、存在问题
    通过检查发现，各采购申请单位分散采购工作总体比较规范，但也存分散采购工作实施细则未及时修订、部分采购项目未办理备案手续等问题。
    1.分散采购工作实施细则未及时修订
    2019年10月29日,学校修订《河南理工大学采购管理办法》,办法中明确规定了采购申请单位主要职责,对分散采购工作实施细则的制定等方面有明确要求。各采购申请单位的分散采购工作实施细则还是2018年制定的,规范性和可操作性不强,有待修订完善。
    2.部分分散采购项目未备案
    2020年4月20日，学校下发《关于学校分散采购项目实行网上备案的通知》，要求预算金额在1万元（含）至10万元的分散采购项目全部实行网上备案，在项目备案审核通过后，方可组织采购活动。部分采购申请单位存在分散采购项目未履行备案手续或先采购后备案的情况。
     3.分散采购过程规范性有待加强
    通过对采购信息发布、评审会议记录（或者电话询价记录、市场现场询价记录等）、供应商报价单等实证材料检查，部分采购申请单位存在无评审会议记录或询价记录、无供应商报价单等情况。
    4.采购资料立卷归档不完整
    部分采购申请单位存在采购资料没有立卷归档或归档材料中缺少经济活动立项审批表、分散采购评审表等相关支撑材料的情况。
    三、整改建议
    1.尽快完善分散采购工作实施细则
    采购申请单位尽快修订完善本单位分散采购工作实施细则，建立健全内部控制制度，明确采购活动的决策和执行程序，建立相互监督、相互制约的工作机制。
     2.先备案，后采购
    采购申请单位对预算1万元（含）以上的分散采购项目完成立项审批后，尽快通过“智慧理工”-“学校分散采购备案审批”进行备案，在备案审批通过后再组织分散采购活动。
    3.加强采购过程管理
    采购申请单位要严格按本单位分散采购工作实施细则进行采购活动, 在进行项目评审时，不高于采购预算的报价才为有效报价，不得超预算采购，要做好采购评审记录、采购资料整理并集中立卷归档等工作。
    4.加强合同签订和验收工作
     学校委托采购申请单位负责人签订分散采购项目采购合同，履行合同履约主体责任，要依据采购合同，严格把控验收环节，做好验收记录。
    采购申请单位要认真履行分散采购工作中担负的主体责任，不得将应当学校集中采购的项目（预算金额≥10万元）化整为零或者以其他任何方式规避学校集中采购, 确保分散采购项目采购需求合理和采购过程合法合规。    
                                                             国有资产管理处
                                                             2020年12月14日