校属各单位：

    为进一步规范校属各单位的分散采购行为，学校于11月19日至12月12日组织开展了分散采购专项检查工作，现将检查情况通报如下：

    一、基本过程

    1、下发通知

    11月19日，通过办公自动化系统和校园网发布《关于开展分散采购专项检查工作的通知》，明确了检查内容和检查方式等。

    检查内容包括五个方面：分散采购程序制订情况；预算1万元（含）至5万元分散采购情况；预算5万元（含）至10万元分散采购评审小组和监督员的选用和到位情况；分散采购过程规范性情况（采购信息的发布、供应商签到、评审会议记录或者电话询价记录或者市场现场询价记录、评审结果公告、采购档案管理等）；分散采购是否存在“化整为零”情况。

    检查方式：单位自查和学校检查两个环节。

    2、单位自查

    11月19日至11月27日，校属各单位对7月16日以来的分散采购活动进行全面自查，并将分散采购程序和《河南理工大学分散采购项目汇总表》报采购办。

    采购办共收到32家单位上报分散采购项目84项（其中12项是科研经费或专著出版项目，适用于《河南理工大学科研采购管理办法》(校科〔2018〕8号)）。属于本次检查范围项目为72项，总预算373.600454万元（详见表1）。

表1：各单位上报项目情况

    3、学校检查

    12月10日至12月12日，采购办联合监察处、财务处、审计处等部门对分散采购项目较多的14家单位的53个分散采购项目进行了逐项检查。

   二、存在问题

    通过检查发现，除有1家单位没有制定分散采购实施细则外，其他各采购申请单位都制订了本单位分散采购实施细则，采购过程总体比较规范，未发现“化整为零”现象，但也存在部分项目未办理备案手续等一些问题。

    1、采购项目的备案工作有待加强

    《河南理工大学采购管理办法（修订）》规定，预算5万元（含）以上的分散采购项目，采购申请单位在完成立项审批后，需到采购办进行采购项目备案。检查发现，在24项需要备案的项目中有5家采购申请单位的7个项目未办理备案手续，整体备案率70.83%。

    2、采购过程的规范性有待加强

    通过对采购信息的发布、评审会议记录（或者电话询价记录、市场现场询价记录）、评审结果公告、采购档案管理等方面的检查情况看，58.49%采购项目档案管理比较规范，81.13%的项目有评审过程记录（评审会议记录、电话询价记录、市场现场询价记录）（详见表2）。

表2：采购过程规范性情况

    3、验收环节的规范性有待加强

    53个项目中，除了21个项目未到验收环节，剩余的32个项目中仅有3个项目有验收纸质材料，不到10%。有2个项目无验收环节，27个项目未见验收纸质材料。

    三、改进要求

    1、制定完善实施细则

    个别没有制定分散采购实施细则的采购申请单位要尽快制定，分散采购实施细则不够完善的要进一步修订，促进分散采购工作有规可依、有章可循。

    2、严格执行实施细则

    采购申请单位要严格按照本单位分散采购实施细则进行采购活动,特别是要做好采购评审记录、采购资料的整理并集中立卷归档等工作。

    3、按照程序做好验收

    采购申请单位要严格按照分散采购实施细则规定的验收程序，依据采购合同，严格把控验收环节，做好验收记录。

    4、及时办理项目备案

    采购申请单位要严格按照学校规定，对预算5万元（含）以上的分散采购项目完成立项审批后，尽快到采购办办理项目备案手续,备案后方可组织采购活动。

    采购办和财务处相互配合，加强分散采购备案环节的检查工作，对未进行备案的采购项目不予报账。

采购管理办公室

2018年12月26日