(一)拆封与登记程序
1. 对传统书信应做到当日来信当日拆封(当日邮件当日接收),拆封后将信封附在信文后面左上角一并装订。
2. 群众来信来电来访一律登记,在《群众信访登记本》上进行登记编号。
3. 填写《信访事项处理单》。
(二)办理程序
1. 将填写好的《信访事项处理单》与群众信访材料装订在一起,送交学校信访工作办公室负责人阅批。
2. 按照信访工作办公室负责人批示,将《信访事项处理单》和附件材料转至本部门或呈报有关校领导。
3. 本部门在办完之后,必须正式答复信访人,并将办理结果填写在《信访事项处理单》的办理结果一栏中,将《信访处理单》及相关材料交还学校信访工作办公室留存备查。
(三)答复程序
1. 以国家法律和政策以及有关规定为依据,对于不符合政策规定的要求或受条件所限一时难以解决的问题,应向信访人耐心说明情况,宣传有关政策法规,做好解释工作。
2. 领导的有关意见和批示,未经请示,不得泄露给信访人。
3. 对匿名信一般情况下不作答复。对联名信可通过信中指定联系人(或代表)进行答复。
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