1、接收采购计划阶段

接收和审核使用单位提交的采购计划及相关材料，对于手续不全的采购计划予以退回。接收的材料包括：完整的采购计划申报表；完整的采购项目论证材料；电子版采购清单和技术参数。

2、上报采购计划阶段

补充采购计划方式审批结果、招标代理公司委托代理协议。如果采购计划包括单一来源或者进口产品，则还需补充相关的公示材料。

3、招标过程

补充招标过程中的招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购资料汇编。

4、合同签订过程

合同签订后，物资供应科需补充签署的纸质合同文本。

5、合同备案及验收过程

补充合同备案材料；资产管理科需补充验收报告、入账单等材料。

6、付款

物资供应科补充付款材料。

7、转档案馆及存档

相关材料补充完毕后，根据档案馆要求，提交相关材料至档案馆，其余材料在档案室存档。