学校分散采购专项检查情况通报
[ 2018/12/26 10:47:34 浏览:328 ]
发布:国资处

校属各单位:

    为进一步规范校属各单位的分散采购行为,学校于11月19日至12月12日组织开展了分散采购专项检查工作,现将检查情况通报如下:

    一、基本过程

    1、下发通知

    11月19日,通过办公自动化系统和校园网发布《关于开展分散采购专项检查工作的通知》,明确了检查内容和检查方式等。

    检查内容包括五个方面:分散采购程序制订情况;预算1万元(含)至5万元分散采购情况;预算5万元(含)至10万元分散采购评审小组和监督员的选用和到位情况;分散采购过程规范性情况(采购信息的发布、供应商签到、评审会议记录或者电话询价记录或者市场现场询价记录、评审结果公告、采购档案管理等);分散采购是否存在“化整为零”情况。

    检查方式:单位自查和学校检查两个环节。

    2、单位自查

    11月19日至11月27日,校属各单位对7月16日以来的分散采购活动进行全面自查,并将分散采购程序和《河南理工大学分散采购项目汇总表》报采购办。

    采购办共收到32家单位上报分散采购项目84项(其中12项是科研经费或专著出版项目,适用于《河南理工大学科研采购管理办法》(校科〔2018〕8号))。属于本次检查范围项目为72项,总预算373.600454万元(详见表1)。

表1:各单位上报项目情况

序号

统计项

上报项目情况

总体情况

1万元≤预算<5万元

预算≥5万元

1

项目数(项)

72

41

31

2

金额(万元)

373.600454

132.516

241.084454

    3、学校检查

    12月10日至12月12日,采购办联合监察处、财务处、审计处等部门对分散采购项目较多的14家单位的53个分散采购项目进行了逐项检查。

   二、存在问题

    通过检查发现,除有1家单位没有制定分散采购实施细则外,其他各采购申请单位都制订了本单位分散采购实施细则,采购过程总体比较规范,未发现“化整为零”现象,但也存在部分项目未办理备案手续等一些问题。

    1、采购项目的备案工作有待加强

    《河南理工大学采购管理办法(修订)》规定,预算5万元(含)以上的分散采购项目,采购申请单位在完成立项审批后,需到采购办进行采购项目备案。检查发现,在24项需要备案的项目中有5家采购申请单位的7个项目未办理备案手续,整体备案率70.83%。

    2、采购过程的规范性有待加强

    通过对采购信息的发布、评审会议记录(或者电话询价记录、市场现场询价记录)、评审结果公告、采购档案管理等方面的检查情况看,58.49%采购项目档案管理比较规范,81.13%的项目有评审过程记录(评审会议记录、电话询价记录、市场现场询价记录)(详见表2)。

表2:采购过程规范性情况

序号

统计项

发布采购信息

供应商签到

评审过程记录

评审结果公告

采购档案管理

评审会议记录

电话询价记录

市场现场询价记录

1

项目数(5-10万元)

8

15

14

5

2

12

13

2

项目数(1-5万元)

2

1

13

4

4

5

18

合计

10

16

28

9

6

17

31

占检查项目百分比(%)

18.87

30.19

52.83

16.98

11.32

32.08

58.49

81.13

    3、验收环节的规范性有待加强

    53个项目中,除了21个项目未到验收环节,剩余的32个项目中仅有3个项目有验收纸质材料,不到10%。有2个项目无验收环节,27个项目未见验收纸质材料。

    三、改进要求

    1、制定完善实施细则

    个别没有制定分散采购实施细则的采购申请单位要尽快制定,分散采购实施细则不够完善的要进一步修订,促进分散采购工作有规可依、有章可循。

    2、严格执行实施细则

    采购申请单位要严格按照本单位分散采购实施细则进行采购活动,特别是要做好采购评审记录、采购资料的整理并集中立卷归档等工作。

    3、按照程序做好验收

    采购申请单位要严格按照分散采购实施细则规定的验收程序,依据采购合同,严格把控验收环节,做好验收记录。

    4、及时办理项目备案

    采购申请单位要严格按照学校规定,对预算5万元(含)以上的分散采购项目完成立项审批后,尽快到采购办办理项目备案手续,备案后方可组织采购活动。

    采购办和财务处相互配合,加强分散采购备案环节的检查工作,对未进行备案的采购项目不予报账。

     

 

 

采购管理办公室

2018年12月26日

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